KOFA-sak 2023/377 og 2023/307

Innklagede gjennomført en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for kjøp av blomster. Som kvalifikasjonskrav for tekniske og faglige kvalifikasjoner, var det blant annet stilt følgende krav:

«Tilbyderen skal ha egnede rutiner og tiltak for å ivareta miljøutfordringer under utførelsen av kontrakten; herunder skal tilbyder ha gjennomført en kartlegging av klima- og miljøavtrykket der hvor blomstene blir dyrket/produsert».

Det tilhørende dokumentasjonskravet lød:

«Sertifiseringsbevis for at tilbyders virksomhet er EMAS-, ISO 14001 eller miljøfyrtårn-sertifisert vil anses som tilstrekkelig dokumentasjon på at kravet er oppfylt.»

Dersom selskapet ikke var sertifisert, kunne kravet dokumenteres ved en beskrivelse av «miljøledelsestiltak eller miljøledelsessystemer/rutiner som ville bli anvendt under utførelsen av kontrakten, og som er på tilsvarende nivå som en av de nevnte sertifiseringsordningen.»

Valgte leverandør var ikke sertifisert gjennom noen av de nevnte sertifiseringsordningene, og det ble i stedet vist til en rapport til Etisk Handel Norge som blant annet dokumenterte at valgte leverandør fremforhandler innkjøpsavtaler med minstekrav til bærekraft med leverandører lenger ned i produksjonskjeden. Rapporten viste videre at selskapets hovedkontor samt 15 butikker hadde som mål å bli miljøsertifisert i løpet av 2023.

Klagenemnda viste til at kvalifikasjonskravet legger opp til en vurdering av miljøtiltak i hele produksjonskjeden.

Blomsterbutikkene som skulle levere produktene under kontrakten var imidlertid ikke forpliktet til å benytte innkjøpsavtalene, og tiltaket var derfor etter Klagenemndas vurdering ikke egnet til å ivareta miljøutfordringer ved gjennomføringen av den aktuelle kontrakten. Rapporten, uten nærmere dokumentasjon om hvilke tiltak og rutiner som forplikter blomsterbutikkene under kontrakten, var derfor ikke tilstrekkelig til å oppfylle kvalifikasjonskravet. Valgte leverandør skulle derfor vært avvist fra konkurransen. Kontrakten var imidlertid ikke inngått enda, og Klagenemnda viste derfor til at innklagende har mulighet til å foreta en ny kvalifikasjonsvurdering og eventuelt ny tildeling.

Den siste tiden har vi sett en rekke avgjørelser som gjelder oppfyllelse av kvalifikasjonskrav knyttet til kvalitetsstyringssystemer og miljøledelsessystemer.

Avgjørelsen viser for det første at det er svært viktig at oppdragsgiver har et bevisst forhold til hvordan kvalifikasjonskravet med tilhørende dokumentasjonskrav knyttet til ulike kvalitets- og miljøledelsestiltak er oppstilt, samt har kunnskap til å vurdere hvilke tiltak etc. som vil være «tilsvarende», «likeverdige» eller lignende. For det andre, er det svært viktig at leverandører som ikke er sertifiserte, sørger for at den dokumentasjonen som leveres ivaretar de kravene som er oppstilt. Svært ofte ser vi at ikke-sertifiserte leverandører kun leverer en helt kortfattet beskrivelse som ofte medfører at leverandøren må avvises.

Innklagende hadde oppstilt et kvalifikasjonskrav om at leverandøren måtte «ha et miljøstyringssystem». Som dokumentasjon for oppfyllelse av kravet skulle leverandøren «fremlegge en beskrivelse av sitt miljøstyringssystem, herunder fremlegge eventuelle sertifiseringer, f.eks. ISO eller tilsvarende».

Det var på det rene at valgte leverandør ikke hadde den etterspurte sertifiseringene eller lignende. Leverandøren støttet seg imidlertid på morselskapet som hadde den nødvendige sertifiseringen. Klagenemnda viste imidlertid til at for at valgte leverandør kan sies å «ha et miljøstyringssystem», må leverandøren dokumentere at selskapet selv har implementert dette i egen organisasjon. Systemet må være implementert hos den som står ansvarlig for leveransen, og være tilpasset leverandørens rolle i leveransekjeden.

Valgte leverandør hadde ikke fremlagt dokumentasjon for dette, og hadde dermed ikke dokumentert oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. Innklagede hadde brutt regelverket ved ikke å avvise valgte leverandør.

Avgjørelsen underbygger at det er svært viktig at leverandører som ikke er sertifiserte, sørger for at den dokumentasjonen som leveres ivaretar de kravene som er oppstilt. Leverandører tar ofte litt for lett på innlevering av dokumentasjon på kvalitets- og miljøstyringssystemer.