KOFA-sak 2023/0313

Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for leie og vask av tøy. Klager anførte blant annet at valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist på grunn av manglende oppfyllelse av et absolutt krav i kravspesifikasjonen.

Kravspesifikasjonen inneholdt en rekke absolutte krav. For enkelte av kravene ble leverandøren kun bedt om å bekrefte oppfyllelse, mens leverandøren for andre krav også ble bedt om å vedlegge dokumentasjon. Et av kravene knyttet seg til at vaskeriet oppfylte krav satt til bransjestandard (Norske vaskeriers kvalitetstilsyn) for smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner, og at tekstiler ble vasket etter denne standarden. Dette kravet skulle dokumenteres både ved bekreftelse og ved å legge ved dokumentasjon på oppfyllelse av kravet.

Valgte leverandør bekreftet oppfyllelse av minstekravet, og innga som dokumentasjon en bekreftelse fra Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyn på at de hadde satt i gang tiltak for å tilfredsstille bransjestandarden, og at godkjenning var planlagt gjennomført i løpet av 1. kvartal 2023.

Kontrakten hadde oppstart 1. mai 2023.

Klagenemnda kom til at innklagede hadde brutt regelverket ved ikke å avvise valgte leverandørs tilbud. Slik kravet var formulert var det etter nemndas oppfatning naturlig å forstå dette som at leverandøren skulle dokumentere at de underliggende kravene i bransjestandarden var oppfylt på tilbudstidspunktet. Inngitt dokumentasjon for oppfyllelse av minstekravet bekreftet imidlertid kun at tiltak var satt i gang for å tilfredsstille den aktuelle bransjestanden. Nemnda bemerket også at en slik løsning var mest i tråd med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4, og viste til at det kunne virke konkurransevridende om tidspunkt for oppfyllelse av absolutte krav ble satt på et senere tidspunkt enn tilbudsfrist.

I ettertid er det blitt stilt spørsmål ved om denne rådgivende uttalelsen er riktig. Avvik foreligger dersom oppdragsgiver ikke kan kreve oppfyllelse i tråd med kontrakten. I dette tilfellet hadde tilbyder bekreftet at kravet ville bli oppfylt, og sannsynliggjort dette ved å vise til at godkjenning av Norsk Vaskeriers Kvalitetstilsyn var planlagt å være på plass i god tid før kontraktsoppstart.

Spørsmålet er følgelig når absolutte krav (med mindre noe annet er angitt) må være oppfylt. Det er enighet om at kvalifikasjonskrav i utgangspunktet må være oppfylt på søknadstidspunktet, og at kontraktskrav må være oppfylt fra tidspunktet for kontraktsgjennomføringen. Det synes imidlertid ikke å være klar praksis på når absolutte krav må være oppfylt.

Avgjørelsen viser i alle tilfeller viktigheten av å angi klart når krav i kravspesifikasjonen skal være oppfylt. Dette gjelder særlig for absolutte krav og krav hvor avvik kan medføre avvisning.