Torsdag denne uken var det tid for webinar. Avdelingen ønsket velkommen til litt faglig påfyll om hvordan velge riktig avtalemal til et prosjekt eller leveranse. Deltagerne brakte med seg kaffekoppen med selvvalgt kaffe og vi litt faglig påfyll. Valg av riktig avtalemal forutsetter kjennskap til det vi har av gode avtalemaler i Norge for IKT-baserte prosjekter. Derfor gav vi først en oversikt over Statens standardavtaler, Dataforeningens avtaler og avtalene til IKT-Norge. Deretter så vi på hvordan velge avtalemal og kom med tips og råd, eller «dos and don’ts». Her er en sammenstilling av våre tips og råd.
Utgangspunktet for gjennomgangen ved valg av riktig IKT-mal var en tese om at enten så velger du en mal som passer med behovet som finnes for en avtale mellom to parter, eller så må du tilpasse malen til det enkelte tilfellet. Du kan naturligvis lage en avtale fra bunnen, men den tanken forfulgte vi ikke. Ved valg av avtalemal kan du eksempelvis velge mellom en av de tilgjengelige avtalemalene eller så kan det være at du har en egen avtalemal. Hvis avtalemalen passer godt, vil det ikke være behov for nevneverdig spesialtilpasning. Det er naturligvis ikke en klar overgang mellom det å fylle ut en «passende» avtalemal mot å tilpasse avtalemalen.
Hvilke tips hadde vi så til spesialtilpasning av en avtalemal? Dette er en gruppe med IT-knagger av «dos eller don’ts» som gjelder ved inngåelse av de fleste avtaler. Likevel tror vi at når en skal tilpasse avtaler så bør partene tenke seg om før en legger i vei og tror at leveransen eller prosjektet er så spesielt at ingen av de mange avtalemalene passer. Kanskje kan små endringer og tillegg bidra til nettopp å gjøre den mest nærliggende malen godt egnet til å regulere et avtaleforhold.
Her er 10 enkle «dos and don’ts»:
- Ved tilpasning: søk og definer behovet som skal løses og de faktiske manglene du ønsker å dekke. Ikke forsøk å gjette deg til leveransen.
- Bruk en av standardavtale som utgangspunkt. Ikke «klipp-og-lim» fra flere sammen til en. Det kan bli mye søl.
- Bruk endringskatalogen i den enkelte SSA for endringer i avtaletekst og gjør presiseringer i bilagene der det er åpninger for det. Tydelighet og formelt riktig.
- Vurder endringsbehovet opp mot kost (verdi av endringen), kvalitet (leveransen) og tid. Hva er verdien av endringsbehovet opp mot hva det medfører av kostnader, kvaliteten og tid – som om det var en konsekvensutredning ved en endringsordre underveis i prosjektet.
- Medfører endringen at balansen i avtalen endres? De fleste avtaler forutsetter en balanse mellom partene. Vil endringen innebære en forskyvning som motparten kan akseptere? Avtalemalene er ofte anerkjent for å inneha en kjent balanse. Det skal være gode grunner til å endre denne balansen.
- Bruk begrepene som finnes i den valgte avtalen. Ikke finn opp nye når du tilpasser. Kreativitet er bra, men hvis du introduserer nye begrep og termer så være klar på hva det innebærer opp mot malverket. Hvor slutter avtalemalen og hvor begynner endringen?
- Vær konsekvent og gjør en sjekk av at alt er oppdatert før signering. Dette er like sentralt hvis det er en endring til en avtalemal eller ved inngåelse og signering av en avtale. Sjekk hva endring i planer innebærer for milepæler. I noen tilfeller erfarer vi at partene glemmer å oppdatere avtaler når eksempelvis signeringstidspunktet blir utsatt.
- Sjekk og følg rangordningen i SSA når du gjør endringer. SSA-malene er ofte brukt i offentlige anskaffelser. Derfor er det naturlig at kundens kravspesifikasjon går foran løsningsbeskrivelsen med mindre det klart og tydelig fremgår når løsningsbeskrivelsen likevel går foran. Henger disse bilagene sammen med prisbilaget?
- Har du endret milepælene i avtalen – og dermed partenes ansvarsforhold? Hvilke milepæler er dagbotbelagt?
- Passer avtalen til vedleggene som er vanlig i dagens digitale hverdag med underliggende skytjenester og plattformer? Kontroller når du blander inn slike tredjeparttjenester hvordan det slår i forhold til kravene i SSA mot tredjepartsavtaler, lisensvilkår, underdatabehandleravtaler eller tilsvarende. Det holder ikke alltid å bare legge dem inn i bilag 10 med en referanse.
Jeg har et par kjepphester når det kommer til kontrakt. Det ene er kulepunktet omkring balanse i avtalen. Som jurist, eller advokat, må du ha et blikk på spillet og ikke bare følge ballen med øynene – om du vil følge en fotball-analogi. Det jeg ofte forsøker å adressere er at målet med en god avtale er at partene opplever en balanse hvor deres perspektiver er ivaretatt, og hvor det er tydelig og forutsigbart. Derfor er det ikke tilstrekkelig at jurister kun ser hen til de juridiske delene, men også har et klart blikk mot eksempelvis det kommersielle perspektivet og leveransen.
Jeg pleier ofte å tegne det opp som en trekant hvor den ideelle avtalen klarer å ta hensyn til alle de tre delene og at de spiller sammen. På mange måter er dette tilsvarende det en prosjektleder må ta hensyn til i et prosjekt med å vurdere «kost-kvalitet-tid». En god avtale er, etter mitt syn, ikke er en binær øvelse mellom god kontraktsjuss og dårlig kontraktsjuss.
Den andre kjepphesten er knyttet til utfylling av avtaler og behovet for endring. Etter mange år med IKT-avtaler så begynte jeg å stille spørsmål ved verdien av de endringene som ofte er gjenstand for forhandlinger og diskusjoner mellom advokater. Det kan være erstatningsbestemmelser, mangelsbestemmelser, eierskap til en IKT-løsning eller oppsigelsesklausuler. Det vil si klausuler du oftest finner i hoveddelen av en avtale, det vil si de juridiske bestemmelsene. Jeg stilte meg spørsmålet om hvor vi kunne finne størst verdi ved kontraktsarbeidet. Var det virkelig ved å fremforhandle endringer knyttet til de juridiske bestemmelsene eller kunne vi hente like mye, eller mer, ved å være gode på å detaljere bilagene riktig? Jeg kan også nevne at deler av disse tankene ble mer aktuelle i offentlige anskaffelser hvor avvik eller endringer kan medføre at tilbyder blir avvist i konkurransen.
Min tese ble etter hvert basert på at partene kunne ofte oppnå mest mulig verdi og sikre fremdrift i prosjektet ved å legge inn mest arbeid i bilag med å detaljere scope, prosjektplaner, sikre samhandlingsregler, detaljere begge parters krav til medvirkning, tilgang til ressurser og lignende. Ved å kvalitetssikre innholdet av en leveranse, reduserte man risiko knyttet til økonomi og juridisk konflikt. Litt enkelt sagt fra et risikoperspektiv så innebar kontraktens juridiske vilkår mindre sannsynlighet for konflikt, men høy konsekvens hvis den først inntraff, mens manglende innsats i detaljeringen og spesifiseringen av bilag innebar større sannsynlighet for konflikt som kunne enklere reduseres vesentlig. Dette til tross for at sistnevnte ikke alltid ville ha størst konsekvens ved feil eller mangler.
Derfor er hovedrådet alltid; bruk nok tid og ressurser for å sikre at bilagene er godt nok utfylt. Les igjennom alle deler og sørg for at det er konsistens og tydelighet. Enkelte har tendens å klippe inn beskrivelser fra siste tilbud eller kontrakt. Det kan fort ende med konflikt.
Så uansett hvilken avtale du velger til ditt prosjekt og uansett hvordan du ønsker å tilpasse avtalemalen for å passe så ligger etter vårt syn det meste svaret i gode beskrivelser av krav, leveransebeskrivelser og gjennomføring. Og som vi avsluttet webinaret med: «Do: Les avtalen, og hvis det er vanskelig, få hjelp til å gjennomgå den sammen med motparten. Don’t: Ikke vent til konflikten oppstår før du leser den!»
GRETTE TEKNOLOGI OG DIGITALISERING: NYHETSBREV | FROKOSTMØTE:
Ønsker du å få tilsendt våre korte nyhetsbrev innen IT og personvern, så kan du sende en e-post til pele@grette.no. Tidligere IT-Gruk’er er tilgjengelige på Grette nyhetssider.
Flere nyheter
