IT-Gruk 10/2022: Forsinkelse i IT-kontrakt – hva nå?

Partene inngikk en avtale basert på SSA-T i april 2014 hvoretter Infor skulle levere en såkalt ERP-løsning til FK, altså en løsning som støtter opp om flere av en bedrifts’ virksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi. Denne løsningen skulle leveres tre hovedsystemer hvor økonomidelen var bærebjelken, og hvor alle systemer skulle leveres i faser basert på (i) forberedelse, (ii) spesifisering, (iii) utvikling og installasjon, (iv) test og (v) godkjenning. Opprinnelig var det avtalt dagbot ved forsinkelse knyttet til utviklingsfasen for økonomidelen i april 2015 og februar 2015 for handelsdelen. Gjennom endringsordre ble det avtalt en utsettelse for begge faser til april, men etter flere utsettelser og avviste godkjenninger ble det avtalt utsatt gjennom endringsordre til slutten av juni.

FK meldte forsinkelse og mislighold etter avtalen av 6. juli 2015. Partene gjennomførte deretter forhandlinger og ytterligere dialog hvor både FK viste til at de ikke ville kreve dagbøter og hvorpå det ikke ble avtalt nytt tidspunkt for levering. Til slutt varslet Infor i november 2015 at de stanset arbeidet. Dette var på et tidspunkt hvor Infor hadde uttømt maksimal dagbot og var over 100 kalenderdager forsinket. Resultatet var et varsel om heving fra FK i desember 2015 hvor det ble vist til at Infor måtte gjenoppta arbeidet og stå ved avtalen. Infor bekreftet å stå ved sine avtaleforpliktelser, men etter ytterligere dialog kom FK 31. desember 2015 med et forslag om hevingsutsettelse betinget av en arbeidsperiode for re-planlegging. Da dette arbeidet ikke førte frem, valgte FK å sende hevingserklæring i begynnelsen av februar 2016.

FK krevde full tilbakebetaling av vederlag på 41 MNOK, samt erstatning for nytt system, implementeringskostnader, egne og eksternt ressurspådrag og forsinket effektivitetsgevinst over 4 år. Resultatet i tingretten var at FK fikk tilnærmet fullt gjennomslag og ble tilkjent 288 MNOK i erstatning. Infor valgte å anke saken til lagmannsretten og ble da tilkjent 84 MNOK.

Noe forenklet kan det sies at tingretten valgte å legge vekt på at Infor var vesentlig forsinket i utviklingen hvor de hadde et resultatansvar. Infor hadde et ansvar for «å levere det avtalte ERP-systemet til riktig tid, kvalitet og pris» og hadde mislighold dette, samtidig som det ikke kunne spores skyld på FK sin side. Lagmannsretten satte derimot fokus på avtalen fra juli 2015 og mente at partene hadde avtalt både utsatt levering og frafall av dagbøter, samt ingen ny leveringsfrist. Dermed hadde FK akseptert endrede vilkår og kunne ikke lenger legge vekt på maksimal dagbot som grunnlag for heving alene, noe de heller ikke fulgte opp da dette oppstod i oktober 2015. Men helt sentralt, var at det opprinnelige hevingsvarselet dermed ikke var i tråd med grunnlaget for den endelige hevingen. Hevingsvarselt ble sendt med grunnlag i pausen som Infor varslet og når disse forholdene ikke lenger var gjeldende så måtte FK sende nytt hevingsvarsel før de kunne heve. Her viser lagmannsretten til at alvorlighetsgraden for å heve må følge kontraktens formalia knyttet til heving og både varsle, samt gi motparten muligheten til å rette.

Saken er interessant av flere grunner, og vi har forsøkt å samle de viktigste «take-aways» som en bør huske på i IT-prosjekter. Listen nedenfor vil vi gå nærmere inn på i fremtidige IT-Gruk:

1. Fastholde leveranse etter oversittelse av dagbot. Fastholder du som kunde at leverandøren skal levere etter å ha oversittet maksimal dagbot, så kan det medføre at det anses slik at kunden har frafalt hevingsretten som ligger i SSA-avtalene.
2. Sikring av dokumentasjon. Det er viktig å sikre løpende og korrekt dokumentasjon, og merk at også intern legitimasjon vil måtte legges frem i retten.
3. Kulturforskjeller. Vår erfaring er at norske kunder og leverandører ofte går langt i å forsøke å gjennomføre en leveranse, tross mangler og forsinkelser. Vi er et lite land med få ressurser. Andre land har annet klima i forhandlinger, spesielt anglo-amerikanske land er opptatt av skriftlighet og tydelige tilbakemeldinger der de ikke er enig eller ønsker å få igjennom sitt syn. Det kan slå tilbake mot norske motparter i en rettssak hvor bevis er viktig.
4. Kvalitetssikring av endringsordre og ikke la punkter stå åpne. Selv i vennskapelige forhold vil det være viktig å sikre at endringsordre er korrekte, står i samsvar med kontraktens krav og ikke lar viktige punkter stå åpne eller uavklarte.
5. Imøtegå påstander du er uenig i. Hvis du er uenig i motpartens påstander, så bør du imøtegå disse, ellers risikerer du en variant av «den som tier samtykker».
6. Følg og det juridiske sport ved prosjektstyring. Ta deg tid til å gjennomgå kontrakten før oppstart av prosjektet med alle sentrale medarbeidere. Ikke la kontrakten bli liggende igjen i skuffen etter at den er signert.
7. Identifiser alle milepæler. Identifiser alle relevant milepæler og hvordan de kan utløse kommersielle konsekvenser både i form av dagbøter og erstatning, i tillegg til andre sanksjoner. I IT-kontrakter er dette eksempelvis utarbeidelse av prosjektplan, levering av spesifisering av leveransen, overlevering til kunden for testing, kundens test av leveransen, godkjenning av leveransen, produksjonssetting og «go-live». Vær tydelig på konsekvenser på disse milepælene ved endringsordre.
8. Følg formalkrav. Selv om partene ønsker å utvise smidighet og vennlighet i et prosjekt, så er det viktig å følge formalkravene til kontrakt; mislighold skal varsles skriftlig og uten opphold, så må du gjøre nettopp det og ikke hoppe over sted som leder til eksempelvis til heving.
9. Vært sikker ved heving. Å gå fra en avtale som er inngått er den «ultimate» konsekvensen av at en part bryter avtalen, men da må du være sikker i din sak. Legg derfor arbeid i både hevingsvarsel og etterfølgende heving – hvis det skulle vise seg å være den riktige utvei.
10. Ha grunnlag for pause. Utvis varsomhet hvis du ønsker å stanse et prosjekt. Det kan fort medføre et krav fra motparten om erstatning og i enden et vesentlig mislighold. I så fall ha en klar grunn og tydelige konsekvenser og tidslinje.
11. Sikre forutsigbar bemanning. Både i FK-dommen og Grindgut-dommen var endringer i bemanning sentralt for å vurdere partene medvirkning til forsinkelse. Derfor kan det være nyttig å håndtere bytte på en forutsigbar måte og sikre kompetanseoverføring.
12. Hva med reforhandling av avtalen? De fleste avtaler åpner ikke opp for en alminnelig reforhandling, selv om SSA-avtalene gjennom endringsregimet kan delvis benyttes til å søke kompensasjoner i gitte tilfeller for endringer som oppstår. Rommet er likevel ikke lukket for en reforhandling, men da må det vurderes nærmere for å unngå en risiko for at motparten hevder mislighold.
13. Kundens manglende medvirkning. Som leverandør hender det at krav om mislighold møtes med påstander om at det er kundens manglende medvirkning som er skyld i forsinkelser. I slik tilfeller er det viktig å kunne vise at dette ikke kommer «ut av det blå».
14. SSA-avtalene og tilpasninger. Selv om FK-dommen viser til at SSA-T er kundevennlig, så har avtalen enn viss balanse. Spørsmålet som likevel bør vurderes er om standardmalen er tilpasset det enkelte tilfelle eller om det er behov for tilpasninger for å finne en god balanse. Spesielt kan det spørres om dagbotregimet ved større prosjekter knyttet til hevingsmuligheten er reell.

Dette er bare flere av mange punkter som kan være nyttig å ha fokus på i et IT-prosjekt, men de viktigste fra FK-dommen.

GRETTE TEKNOLOGI OG DIGITALISERING: NYHETSBREV | FROKOSTMØTE: Ønsker du å få tilsendt våre korte nyhetsbrev innen IT og personvern, så kan du melde deg på her eller send en mail til ITogPersonvern@grette.no. Tidligere IT-Gruk’er er tilgjengelige på Grette nyhetssider.