IT-Gruk 2/2023: IT-knagger i IT-avtaler

Når du jobber med IT-avtaler, er det ikke sjelden du reflekterer over hva som utgjør en god IT-avtale. Det kan være fordi det er mange nok IT-prosjekter som møter utfordringer og problemer som burde unngås, eller fordi fagmenneske i meg ønsker å bidra til å skape verdi med IT-avtalen.

Nå kan en IT-avtale dekke forskjellige type leveranser og tjenester. IT-avtalen skal vanligvis sikre en bedrift (eller virksomhet) tilgang til IT i form av hardvare/IT-utstyr, nettverk, programvare, lisenser, tjenester, kompetanse eller en kombinasjon av disse. Dette inkluderer også den økende bruken av IT «levert som en tjeneste».

IT-avtaler er noe langt mer i dag enn da jeg møtte de første IT-avtalene på slutten av 90-tallet. For de fleste bedrifter er teknologi og IT-tjenester en nødvendighet for å drive virksomheten sin. I en stadig mer digital hverdag så er det derfor viktig å velge teknologi som gir god verdi og funksjonalitet som er tilpasset virksomhetens behov. Hva bedriften må passe på vil derfor variere fra gang til gang basert på den enkelte tjeneste eller leveranse.

Derfor vil heller ikke en avtale dekke alle type leveranser og tjenester. Likevel, er det enkelte forhold jeg ofte møter igjen i mange IT-avtaler og som er verdt en refleksjon. Listen som presenteres nedenfor er ikke en sjekkliste, men snarere en ikke-uttømmende liste over knagger som kan være relevant i mange IT-avtaler. Noen treffer mange avtaletyper, mens andre passer kun i enkelte tilfeller. Over de neste månedene vil jeg presentere mine IT-knagger. Slik som dagens IT-knagger, er det mange forhold som er like relevante innenfor IT-sektoren som i andre sektorer. Noen går på innholdet av avtalen, mens andre går mer på prosessen rundt avtaleinngåelse og forvaltning. Rull film og god vinterferie.

Knagg 1. Identifiser bedriftens behov

Det kan virke som en selvfølge at bedrifter som skal kjøpe IT-leveranser eller tjenester gjør dette for å ivareta et bestemt behov. Dette er ikke alltid at behovet er tydelig definert før avtalen inngås, og da er det ikke like enkelt for partene å spille hverandre gode hvis målbildet ikke er definert. Før en avtale skal fremforhandles, og deretter inngås, er det derfor viktig å identifisere en virksomhets konkrete behov som skal løses gjennom IT-avtalen. Hva slags tjeneste eller leveranse er det behov for? Hvilket behov er det som skal løses? Er det behov for et konkret resultat eller er det et behov om å få tilgang til kompetanse? Dette vil direkte påvirke hva som er viktig å få løst i IT-avtalen og hvem som bør bære risikoen for hva. Behovene, sett opp mot de kommersielle rammene bør identifiseres og deles med en potensiell leverandør slik at partene trekker i samme retning. Det kan lede til mer rasjonell forhandlinger, tillit mellom avtalepartene og til slutt en balansert avtale.

Knagg 2. En avtale for skuffen eller som et verktøy for å håndtere avtalerelasjonen?

Det er ikke sjelden jeg møter argumentet om at en avtale primært er nyttig når det drar seg til mellom partene og at den derfor primært bør ligge lengst inne i skuffen på godværsdager. Avtaler kan godt ha det som et av sine formål, men etter mitt syn bør en avtale kunne utnyttes som et godt verktøy for å håndtere avtalerelasjonen over avtalens løpetid. Det bidrar også til å redusere sannsynligheten for konflikt i IT-prosjekter. En IT-leveranse er ofte avhengig av god samhandling mellom leverandør og kunde for at IT-leveransen skal kunne gjennomføres og møte kundens behov. En god beskrivelse av prosjektgjennomføringen eller detaljert prosjektmetodikk, sammen med regelmessig rapportering og endrings- og avvikshåndtering bidrar til aktiv etterlevelse av kontrakten.

Knagg 3. Velg riktig type avtale som er tilpasset behovet

Det finnes mange forskjellige typer IT-leveranser. Det er derfor viktig å velge en avtaletype som er tilpasset den enkelte leveranse. Er det en avtale hvor leverandøren skal stille med kompetanse under kundens kontroll og ledelse eller er det en avtale hvor leverandøren skal ha et resultatansvar? I noen tilfeller passer en rammeavtale med mulighet for å gjennomføre avrop som samlet sett møter behovene i det enkelte tilfelle. . I andre tilfeller er det behov for en avtale som er tilpasset skytjenester eller en utviklingsavtale basert på smidig utviklingsmetodikk. I Norge er vi heldige som har flere sett med avtalemaler for de fleste IT-leveranser. DFØ (direktoratet for forvaltning og økonomistyring) viderefører SSA-avtalene (Statens standardavtaler) som tilbys gratis, mens IKT-Norge og Dataforeningen tilbyr tilsvarende avtalesett mot vederlag.  Her er det viktig å velge riktig avtale til riktig prosjekt eller anskaffelse.

Men merk, en avtalemal er kun en avtalemal. Det er sjeldent at den er tilpasset det enkelte tilfelle. Ofte er det behov for å tilpasse malen for å møte behovet til partene på en mest mulig måte.

Knagg 4. Begge parter bør kjenne avtalen

En tilnærming er å tenke at det viktigste er at din egen side kjenner godt til avtalen og du dermed kan utnytte avtalen på en optimal måte. Et slikt tankesett fungerer oftest kun i en begrenset grad og kan snarere ødelegge den nødvendige tilliten mellom partene. Det kan derfor være fornuftig å gjennomgå avtalen med begge parters team som skal bistå ved gjennomføringen av avtalen. I mange tilfeller er det ikke nødvendigvis samme gruppe personer som har fremforhandlet avtalen og som deretter skal levere eller bistå i gjennomføringen av den. Ved en felles gjennomgang kan partenes operasjonelle ressurser få en felles innføring i avtalen, etablere samme forståelse for dennes enkelte deler, få tilgang til bakgrunnen for avtalen og eventuelle forhandlinger og derigjennom ha en felles forutsigbarhet for hvordan de skal få avtalen til å bli en suksess. Ved uenigheter om forståelse av avtalen så sørg for en god eskaleringsløsning som løfter konflikter fra operasjonelt til strategisk nivå.

Knagg 5. Risikoforståelse fra flere vinkler; økonomisk, juridisk og leveranse

Som jurister og advokater er vi ofte opptatt av de juridiske sidene av en avtale. Utfordringen er at den juridiske delen av en avtale ofte kun reflekterer ett aspekt av risikoen og relasjonen mellom avtalepartene. En IT-avtale består ofte av langt flere fasetter. To andre sentrale sider av en avtale er den økonomiske siden og den faglige siden (eller leveranseevnen). Samlet sett kan disse tre sidene gi uttrykk for en avtales risiko og muligheter.  Der den juridiske siden vil kunne si noe om den juridiske risikoen mellom partene i løpet av avtalerelasjonen, vil den økonomiske siden kunne fortelle noe om en parts økonomiske insentivet til å levere og etterleve avtalen. De juridiske og økonomiske sidene må deretter sees opp mot leveransen. En leverandør som kjenner sin leveranseevne godt, vil kunne eksempelvis akseptere en høyere juridisk risiko og lavere pris i forhold til andre leverandører. Ved å kjenne til avtalens forskjellige vinkler og risiko vil det gi større rom for å fremforhandle en avtale.

Knagg 6. Forstå din motparts handlingsrom og muligheter

Risikoforståelse er ofte en nyttig kunnskap for å forstå ens egen posisjon, men ved å kjenne til motpartens handlingsrom, insentiver, risiko og behov for et avtaleforhold, så vil det kunne bidra effektivt til avtaleforhandlingene. Partene vil deretter kunne spille hverandre gode og skape tillit i forhandlingsrommet men også ved gjennomføringen av avtalen.

Knagg 7. Djevelen er i detaljene

Så kanskje den viktigste av alle knagger for min del, nemlig viktigheten av å beskrive leveransen så godt som mulig. Min erfaring er at det er sjelden de virkelig tunge kontraktsklausulene kommer i spill. Ikke misforstå. En erstatningsbegrensning er like viktig som en forsikring mot brann. Nå er sannsynligheten for at en brann inntreffer relativt liten, men når den inntreffer kan det medføre at bedriften forsvinner. I det daglige, så er det ikke disse klausulene som har den høyeste risikoen for feil og tap. Derfor er det viktig å bruke god tid på beskrivelse av leveransen, partenes bidrag, prosessen og andre detaljer for å nå målet og behovet til kunden. Spesielt i mange IT-leveranser er partene avhengig av hverandre for å nå målet. Uten en kundes bidrag inn i en smidig programvareutvikling så stopper prosjektet. Detaljene som skal inn i bilagene er derfor helt avgjørende for å unngå konflikt og sikre suksess med IT-avtalen.

GRETTE TEKNOLOGI OG DIGITALISERING: NYHETSBREV | FROKOSTMØTE: Ønsker du å få tilsendt våre korte nyhetsbrev innen IT og personvern, så kan du sende en mail til pele@grette.no. Tidligere IT-Gruk’er er tilgjengelige på Grette nyhetssider.