Som ledd i tiltakene for å begrense spredningen av covid-19-viruset anbefaler myndighetene så langt som mulig å begrense kontakten med andre personer. Det er dermed utstrakt bruk av hjemmekontor i både privat og offentlig sektor.
Denne artikkelen omhandler avvikling av møter etter aksjelovenes ordinære regler. Nærings- og fiskeridepartementet vedtok den 27. mars Midlertidig forskrift om unntak fra reglene om fysisk møte i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper som følge av utbruddet av covid-19. Den midlertidige forskriften åpner for at aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper kan avholde styremøter, generalforsamlinger og møter i andre selskapsorganer elektronisk. Du finner mer informasjon om dette ved å følge denne linken.
Dette kan være utfordrende å kombinere med styrets behov for å avvikle styremøter for å drøfte den pågående situasjonen og ta viktige beslutninger for virksomheten.
Aksjelovens og allmennaksjelovens utgangspunkt er at styremøter skal avholdes i fysisk møte, jf. aksjeloven/allmennaksjeloven § 6-19. Bestemmelsen åpner imidlertid også for at styremøtet kan avholdes på andre måter, så lenge styrets leder finner det betryggende. Det sentrale her er at behandlingen i styremøtet legger til rette for en fornuftig meningsutveksling i styret.
Styremøter kan dermed også avvikles som fjernmøte ved hjelp av telefon, Skype, Microsoft Teams eller andre kommunikasjonsløsninger.
NB! For allmennaksjeselskaper kreves det at styrets behandling av årsregnskap og årsberetning skjer i fysisk møte. Loven har ikke noen løsning for ekstraordinære situasjoner hvor reiserestriksjoner vanskeliggjør avholdelse av et fysisk styremøte.
For at styret skal være beslutningsdyktig kreves det imidlertid kun at mer enn halvparten av styremedlemmene deltar i behandlingen. En praktisk løsning vil derfor være at mer enn halvparten av styret deltar fysisk i møte, mens resten av styret deltar ved hjelp av telefon, Skype, Microsoft Teams eller andre kommunikasjonsløsninger.
