Koronautbruddet har for noen oppdragsgivere utløst behov for anskaffelser ingen forutså for bare få uker siden. De ordinære prosedyrene kan da ta for lang tid, men anskaffelsesforskriftene er forberedt på krisesituasjoner og har prosedyrer som sikrer balanse mellom beredskap og konkurranse også i slike tilfeller.
For kjøp over EØS-terskelverdiene er det i alle anskaffelsesforskriftene utformet særskilte unntak for hastetilfeller som følge av ekstraordinære begivenheter. Når det gjelder anskaffelser som gjøres etter loven og forskriftens del I, må det som et minimum anses å være samme adgang til å foreta hastekjøp, da de grunnleggende prinsippene som følger av lovens § 4 ikke kan gi strengere regulering enn det som gjelder over terskelverdiene. De nasjonale prosedyrereglene i anskaffelsesforskriften del II kan også fravikes i hastetilfeller, slik at forskriftens del I benyttes i stedet. For helse- og sosialtjenester gjelder egne regler.
Forkortet tilbudsfrist ved ordinære prosedyrer
Er det umulig å overholde de ordinære tilbudsfristene i forskriftene – men likevel tid til å gjennomføre en konkurranse etter vanlige prosedyrer med en forkortet frist – har forskriftene visse “hastefrister”. Det kreves at hasteelementet er en konsekvens av situasjonen som har oppstått, og at det f.eks. er fare for liv, helse eller større
verdier. Unntaket kan tenkes anvendt hvis det oppstår behov for mer utstyr eller økte matforsyninger som følge av antall syke eller organisasjoners beredskap for dette, for ekstra beredskap i forsyningssektoren, for tilleggskapasitet for å holde drift i gang eller et behov for økt sikkerhet i kritiske IKT-systemer eller lignende.
Konkurranse med forhandling uten kunngjøring
Dersom det uansett er umulig å overholde fristene som gjelder for anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling med forutgående kunngjøring, og dette skyldes forhold oppdragsgiveren ikke kunne forutse, kan konkurranseformen brukes. At det blir mer ressurskrevende å holde fristene, er ikke tilstrekkelig, det kreves at det foreligger situasjoner hvor det er fare for liv, helse eller større verdier. Omfanget av kontrakten skal heller ikke være større enn strengt nødvendig, dvs. kun dekke behovet i en overgangsperiode. Kravet til konkurranse gjelder fortsatt, slik at flere leverandører må forespørres der det er mulig.
Anskaffelser uten konkurranse
Hvor hasteelementet er kritisk, og det er umulig å gjennomføre selv en konkurranse med forhandling uten kunngjøring, kan anskaffelser gjøres uten konkurranse. Unntaket tolkes strengt og skal kun brukes i ekstraordinære tilfeller. En pandemi kan være et slikt tilfelle, og unntaket er særlig aktuelt hvor det er fare for liv og helse, f.eks. hvis det er akutt behov for medisiner, medisinsk utstyr eller smittevernutstyr. Det kan også være nødvendig for å sikre beredskap av samfunnsmessig betydning, som eksempelvis vann- og strømleveranser. Kontrakten bør begrenses til det strengt nødvendige, slik at det kun er det akutte behovet som dekkes, mens det gjennomføres en bredere konkurranse for øvrige volumer.
Tilleggskjøp i inngåtte kontrakter
Det kan også oppstå behov for å gjøre tilleggkjøp i inngåtte kontrakter som følge av pandemien. For eksempel kan det ta lengre tid enn normalt å gjennomføre en ny
konkurranse, det kreves ekstra beredskap eller et volumbehov kan endre seg. Slike endringer som følge av pandemien vil ofte være tillatt, eksempelvis er det lov å gjøre tilleggskjøp som følge av omstendigheter en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse, så lenge kontraktens overordnede karakter ikke endres. Mens anskaffelsesforskriften begrenser slike tilleggskjøp til 50 % av kontraktsverdien, er forsyningsforskriften noe mer fleksibel, og inneholder ingen absolutt verdigrense.
