Alle aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper må avholde ordinær generalforsamling for godkjennelse av årsregnskapet innen 30. juni. Myndighetspålagte restriksjoner og smittevernhensyn gjør det nødvendig så langt det er mulig å legge til rette for elektronisk avholdelse av, eller deltakelse på, ordinær generalforsamling.
Denne artikkelen omhandler avvikling av møter etter aksjelovenes ordinære regler. Nærings- og fiskeridepartementet vedtok den 27. mars Midlertidig forskrift om unntak fra reglene om fysisk møte i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper som følge av utbruddet av covid-19. Den midlertidige forskriften åpner for at aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper kan avholde styremøter, generalforsamlinger og møter i andre selskapsorganer elektronisk. Du finner mer informasjon om dette ved å følge denne linken.
I aksjeselskaper kan generalforsamlingen avholdes etter reglene om forenklet generalforsamling i aksjeloven § 5-7, såfremt samtlige aksjeeiere samtykker. Generalforsamlingen kan da avholdes uten at reglene om innkalling mv. er fulgt, og uten fysisk oppmøte, for eksempel via telefon, Skype eller Microsoft Teams.
Utover regelen om forenklet generalforsamling i aksjeloven § 5-7 kreves det etter både aksjeloven og allmennaksjeloven at generalforsamlingen avholdes som fysisk møte. Men det finnes løsninger for at aksjeeierne skal slippe å måtte delta fysisk på generalforsamlingen.
De siste årene har det kommet løsninger for å delta på generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, forutsatt at det kan føres tilstrekkelig kontroll og autentisering av møtedeltakelse og stemmegivning. Det sentrale her er at den enkelte aksjeeier har mulighet til å følge forhandlingene, ta ordet og avgi stemme på lik linje med tilstedeværende aksjeeiere. Systemet må også være driftssikkert.
En annen og kanskje vel så praktisk løsning er å begrense fysisk oppmøte ved å i innkallingen oppfordre alle aksjeeiere til å utøve sine rettigheter ved bruk av forhåndsstemme, eventuelt ved å gi (bunden) fullmakt til daglig leder eller styrets leder.
Selskapet kan også velge å utsette generalforsamlingen slik at den avholdes nærmere 30. juni. Den planlagte generalforsamlingen må da avlyses og ny innkalling sendes ut.
